五南官網-英文E-mail寫作溝通的第一本書

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英文E-mail寫作溝通的第一本書

作　　者：葉乃嘉
出版社別：五南
書　　系：研究&方法
出版日期：2015/03/31(2版1刷)
ＩＳＢＮ：978-957-11-8024-3
書　　號：1XN7
頁　　數：264
開　　數：20K
定　　價：350元
優惠價格：315元

投影片(請電洽，僅供老師索取)

明道大學應用英語學系主任
陳瑞松

國人與國際人士的交流及合作日益頻繁，兩岸國際化的程度不斷提高，加上E-mail已經成為極重要的溝通工具，因此大家以英文寫作來溝通的場合日漸增多，本書就是有鑑於這些趨勢而作。

作者長期旅美，深入美國社會。各單元皆以實例說明，清晰明瞭，親切實用。本書共分為三大篇：
一、書面溝通基礎：教你從書信格式與溝通心理開始下手，從有創意的開場和結尾讓人印象深刻，再學習如何運用文字溝通的藝術、用字遣詞的技巧，達到萬無一失的溝通態度。
二、公務書信體例：銷售信原來也可以充滿藝術，深得人心的回信手法，讓你迅速掌握商機；窒礙難行的催收帳款心理學，讓你一信搞定。報告與通告如何寫？教你如何精準傳達合邏輯。
三、謀識寫作體例：最實用的謀職履歷，職涯履歷要件、難以下筆的自傳與求職函件──求職與應徵函、推薦函、謝函與接受婉謝函；提升寫信專業度，贏在職場起跑點。

葉乃嘉

現職：
明道大學應用英語系副教授

學歷﹕
University of Texas at Dallas 碩士及博士
國立台灣師範大學學士

著作﹕
1.《研究寫作的第一本書—如何寫作教育、人文與社會科學的論文》，五南圖書公司，2014/6。
2.《研究方法的第一本書》，五南圖書公司，2013/08。
3.《英漢對譯實務與習作》，五南圖書公司，2012/10。
4.《專案管理實務—利用完整的控管文件來管理專案》，博碩文化，2011/08。
5.《中英論文寫作的第一本書—論文與研究計畫綱要與體例》，五南圖書公司，2010/10。
6.《我的第一本應用英文書》，南京大學出版社，2009/01。
7.《質性研究寫作的第一本書》，五南圖書公司，2008/09。
8.《意識、時空與心靈》，台灣商務印書館，2008/03。
9.《個人知識管理的第一本書》，文魁資訊，2007/07。
10.《知識管理概論與案例分析》，全華圖書公司，2006/09。
11.《心。靈與意識--新時代的生命教育》，台灣商務印書館，2005/04。
12.《愛情這東西，你怎麼說--新時代的兩性教育》，新視野出版社，2005/02。
13.《知識管理》，全華科技圖書公司，2004/03。
14.《商用英文的溝通藝術》，新文京出版公司，2002/12。

推薦序
「溝」是種管道，用來疏通或調節水流，語言如同水一般，使用語言來傳遞訊息時，也需要有「疏通」，才不會因「溝渠」堵塞而造成不必要的誤會，因此，溝通技巧乃是我們所須面對的重要課題。書面溝通除了要求語意通順之外，還要求能精確傳達書寫者想表達的意思。可惜的是，如何有效溝通而不失禮節，常讓人摸不著頭緒。倘若文詞太過矯情，就怕無法寫出想要表達的重點；倘若太過直白，又怕因不得體而得罪對方，這當中該如何拿捏，乃是下筆者常常頭疼的地方。
東西方的思維不同，加上文化差異，西方人在陳述事情時，比較習慣開門見山，不太拐彎抹角；而華人在切入正題之前，則多會先鋪陳一番，假如不了解東西方的文化脈絡，就容易引起不必要的誤解。葉乃嘉老師的《英文E-mail寫作溝通的第一本書》，提供一個方便法門，讓人們在以文字交流時有脈絡可循。本書在溝通層面上同時考量了書信讀者和作者的立場，從分析受信者的心態開始，清理出正確的撰寫格式，再加上教導在寫信時如何開頭與結尾，讓書寫者容易表現得宜。
在網路發達的社會中，電子郵件雖然取代了紙筆書信文件，但不變的是文字的溝通技巧。良好的溝通，能讓寫信者把所要表達的資訊正確傳達出去，讓對方感受到其中所要傳達的意義，甚至感受到來信者的誠意。《英文E-mail寫作溝通的第一本書》為e世代人士提供了一個方便法門。本書從格式和溝通心理開始，讓讀者領略寫信時如何開頭與結尾，在溝通時應具備甚麼態度，以及文字上適合使用何種
技巧，章章都以精闢的論點和歸納的方式，提供寫作書信文件的方向，是您以文字與人溝通時可以參考的依據，也是一本不可多得的工具書。

陳瑞松
明道大學應用英語學系主任
2015年2月

書面溝通基礎

首章 書信格式與溝通心理
 
第一印象常常佔很大的份量，而外在美則是取得良好第一印象很重要的因素。
宜人的外觀是良好書信的第一要件。
引人注目的信讓人容易閱讀，而且看完會心情愉快。
讓人心情愉快的信比讓人感到乏味的信更能夠達到目的。
想要讓人對你的信有好的印象，信上就得顯有容易讓人接受的特質，若是使用實體的信件，則信紙的品質要恰當，不宜用影印紙來充數，信箋要設計良好，以簡單樸素為原則，信的內容要簡潔親切、段落宜分明、內文的行距及間距應保持適當的比例、字裡行間以及邊幅的留白應該足夠，不必要的資訊只會使信箋顯得雜亂及擁擠，例如，分公司的住址、公司的產品、多餘的圖案……等，就屬於不必要的資訊，不要全放到信上。
促銷信件若能給人良好的第一印象，常常會搶得先機，在往訪問客戶前，書信可以做好舖路的工作，讓客戶知道你往訪的時間和討論的主題，使雙方都有所準備，免於浪費彼此的時間。在與客戶會談後，也宜寫封信，把會談的重點作個總結，讓客戶有份具體的書面資料，可以轉達給同事或上司。
常用的書信格式
常用的書信格式有好幾種，其中以完全切齊式（Extreme Block Style，見圖1-1）最為簡單實用，此格式的特點，是把每一段的開頭都自左邊邊線開始書寫，各行採單行行距，兩段間隔半至一行空行，插入表格時，表格與前後段均留半至一行空行。只要用熟了完全切齊式，其他的複雜格式可以不用多費工夫記憶。
英文公務書信的主要元素包括：信箋、日期、信內地址、敬稱、正文、信尾敬辭、簽名及職銜等八項（見圖1-1），茲一一說明：
 正式信箋（Letterhead）：信箋是公務信件所應備，以簡樸的素色紙較為得體。信箋上端印有發信公司的下列訊息：
	公司之名稱及聯絡處。
	電話及傳真或電子郵件信箱號碼。
	其他選擇性的公司資訊。
若不使用公司信箋則可以將發信者之聯絡處書寫如下：
發信人名稱：	Mr. Naichia Yeh
公司名稱：	YEH Publishing...
門牌及街道名：	1230 Fellowship Lane
鄉鎮市名，省或州名：	Gaithersburg, MD 20878
國名（國內信可略）：	USA
一般公務信箋都會註明公司的地址和電話，以利收信人在有必要時回信之用。
但在大公司或政府部門，信箋上若只印了總公司或總機關的地址，你就有必要要在信上加註正確的回郵地址和電話，讓受信者知道該把回信寄到什麼地方。
即使公司的信箋上已列出所有分公司的聯絡地址與電話，你也該標明自己所在的辦公室，免得對方要回信的時候浪費時間捉迷藏。
 日期（Date）：格式繁多，但用下述格式即可： 
June 20, 2005
 收信地址（Delivery Address）： 受信者之姓名及地址，可書寫如下：
受信人名稱：	Mr. Sam Liu
公司名稱：	InfoTech, Inc.
路名及街道名：	1234 Chuan-Yuan Road
鄉鎮市名，省或州名：	Peitou, Taipei 00112
國名（國內信可略）：	Taiwan
敬稱（Salutation）：除了Dr.、Mr.、Mrs.、Ms.外，不可採用簡寫，有關的稱呼頭銜一律用英文大寫。如：Mr. Ho, Dr. Chang, Sirs, Gentlemen 等。稱謂前冠以 Dear 不會有太大差錯。若收信者是陌生女性，以Ms. 稱呼可以免去猜測其婚姻狀況的煩惱，但若對方有稱謂上的偏好，則以符合對方的期望為原則。
注意：不論中英文，連名帶姓地直稱對方都是極端無禮的，公務書信對受文者千萬要加上適當的稱謂。
 正文（Body of Letter）：段落宜簡短，內容應易於閱讀，將重點主題放在第一段，讓人可以一目暸然，而且第一段應該要維持在二至三個句子，避免過於冗長，收信的人才會有往下閱讀的意願。
 信末敬辭（Complimentary Closing）：如Yours sincerely, Yours faithfully, Yours truly等。為了方便，可以一律用Sincerely yours。 
 信末簽名（Signature）：時至今日，除了簡短的傳真信函例外，已經難得有人用手寫英文書信，一方面手寫的筆跡不見得每個人都看得懂，另一方面，電腦文字處理程式及印表機已經成為每個公司所必備，即便是一人公司也不例外。既然信是印出來的，那麼親筆簽名也就格外重要，親筆簽名不但是一種認證，也是一種誠意的表現，如果不是電子郵件，建議在信件或卡片上，宜用親筆簽於信尾敬辭底下。如果數量實在太大，簽不勝簽，不妨請人代行，畢竟橡皮圖章不足以顯示你對該收信人的重視。寫信者不親筆簽名，難保會使某些收信者覺得不受尊重，因而延誤商機。
 職銜（Title）：職務的頭銜旨在表明發信者的身分，以世俗的眼光來看，當然職務越高的人所寫的信讓人越覺得重要。
至於電子郵件，則比較不拘格式，一般可以省略前三項，因為電子郵件都會錄有寄件日期及寄件者的回信住址，email之信箋設計也甚為自由，一旦設計完畢，寫信時即自動出現，無須另外張羅，而簽名一項，可用直接打字或用簽名檔代替。
私信可以更不拘格式，可以省略一、八兩項，第四項也可以不用太正式，只要用Dear再加上收姓人的名字就夠了，但切勿連名帶姓。第六項則可以用Love或Yours等比較軟性的用字，若與對方不是很熟，那麼使用公務書信的格式也可以。
通常你在寫公務書信的時候，是代表公司寫信，因此適合用We來表示公司是個多於一人的組織，那封信若純屬個人的責任或代表個人的意見，就不妨用I，在界線沒有那麼明顯的時候，用We比較不會有太多的爭議，這種原則用在代表家庭或其他組織的信件裏也同樣合用。
記住這個原則，代表自己說話時就使用 I，代表團體說話時就使用 We，舉例來說：
I am sure that we can arrange satisfactory terms.
意味作者個人（I）認為他能代表公司（We）協商出一個令收對方滿意的條件。
又，由於西洋人的工作習慣使然，他們不愛在周末及其前後收到公務信件，因此在和西洋人業務往來時，應儘量讓信件在周二至周四期間到達，因為，他們在周五已經開始放假心態，而周一是剛放假回來，一般人在那兩天可能比較閒散，不太喜歡處理公務，類似心態在其他周休二日的地區也逐漸成型，因此也該同理視之。

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